Satış – alış işlemlerinin söz konusu olduğu her sektörde, mutabakat işlemleri borç – alacak ilişkisi açısından oldukça önemlidir. Özellikle fazla hareketin olduğu, yoğun satış, alış ve tahsilatların yer aldığı sektörler oldukça sık olarak mutabakat yapılır. Mutabakat, bir mutabakat formunda yer alan borç / alacak bilgileri ile yapılır. Söz konusu tarihte ilgili borç / alacakta taraflar mutabık kalırsa form imzalanır ve taraflar için o tarihe kadar olan süreçte anlaşmaya varılmış olur.
Elektronik sistemlerden biri olan e-mutabakat ise süreci oldukça hızlı ve pratik hale getirmiştir. Borç / alacak bilgilerinin yer aldığı form, elektronik ortamda karşı tarafa iletilir. Böylece hem daha kolay hem de daha hızlı bir şekilde mutabakat yapılmış olur. Aynı zamanda mutabık olunmaması durumunda da kolayca hesap ekstresine ulaşılabilir. Bu da tarafların hem daha kısa sürede hem de daha sık bir şekilde mutabakat yapabilmelerini sağlar. Ba – Bs form mutabakatları ile cari hesap mutabakatları için geliştirilen bir elektronik sistemdir. Ortaya çıkışından beri giderek daha fazla tercih edilir hale gelmiştir. Zamanla birçok firmanın artık e-mutabakat yapacağı aşikârdır.
E-Mutabakat Nasıl Yapılır?
Ülkemizde yaklaşık 20 yıldır sunulan e-mutabakat, kullanıcıların ve firmaların mutabakat işlemlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak için günümüz teknolojisinde gitgide yaygınlaşmaktadır. E-mutabakatta, sistemsel olarak gönderilen mutabakat mektubuna onay ya da ret verilmesi ile gerçekleştirilen bir süreç bulunur. E-mutabakat için öncelikle sistemden gönderilmek istenen mutabakat türü seçilmelidir. Daha sonra cari listede yer alan firma ya da şahıslardan göndermek istenen mutabakat seçilir.
E-mutabakat en yaygın olarak muhasebe portalları veya mail yoluyla yapılır. Firma ya da şahısların sisteme kayıtlı maillerine yönlendirme yaptığınız zaman otomatik bir mutabakat sistemi gönderilir. Firma ya da şahıslar, eğer mutabıklarsa onaya, değillerse ret seçeneğine tıklayarak açıklama yazabilir ya da ekstre ileterek talep edebilir.
E-mutabakat, cari hesap mutabakatı ya da BA – BS form mutabakatı için yapılır. Günümüzde elektronik faturanın yaygınlaşması ile BA – BS yoğunluğu eskisi kadar kalmamış, yalnızca belirli bir tutarın altında kâğıt fatura düzenleyen firmalar ile yapılır hale gelmiştir.
E-Mutabakat Avantajları Nelerdir?
Elektronik tüm sistemlerde olduğu gibi e-mutabakatta da en büyük avantaj elbette zaman kazandırmasıdır. Ancak yalnızca bununla kalmayıp birçok yönden fayda sağlar. İşte bunlardan bazıları:
- Resmi verileriniz daha doğru bir şekilde tutulur.
- Firmalar ve şahıslar e-mutabakat sayesinde daha verimli çalışırlar.
- Herhangi bir sınır olmadığı için binlerce müşterisi olan firmalar bile rahatlıkla e-mutabakat yapabilir.
- Tüm süreç elektronik bir ortamda gerçekleştiği için hata olasılığı çok azdır.
- Arşivleme, depolama, kâğıt kullanımı gibi konularda hem zamandan hem de maddi açıdan tasarruf sağlar. Aynı zamanda çevre dostu da bir uygulamadır.
- Tek platform üzerinden tüm süreç yürüdüğü için iletişim kurmak ve sorunlara çözüm bulmak daha kolay hale gelir.
Tüm bu avantajları doğrultusunda firmalar gönül rahatlığı ile e-mutabakat kullanabilirler. Herhangi bir iş yükü getirmediği gibi birçok yönden de her iki tarafın da kazançlı olunmasını sağlar.
Kimler E-Mutabakat Kullanabilir?
E-mutabakat, zorunlu bir uygulama değildir. Firma ve şahıslar, kendi isteklerine göre e-mutabakat kullanmaya karar verir. Az sayıda müşterisi olan firmalar, e-mutabakat kullanmayı tercih etmeyebilir ancak özellikle de müşteri sayısı fazla olan firmaların ciddi zaman tasarrufu sağlaması açısından kullanması tavsiye edilir.
E-mutabakat, ülkemizde kullanılmaya başladığından beri giderek popüler ve yaygın hale gelmiştir. E-mutabakat sistemini kullanmak için mutabakat sistemini kullanan firma ya da şahıslar olmaları yeterlidir. Aynı zamanda bilanço esasına göre defter tutulması gerekir. Başka hiçbir şartı yoktur. Kolaylıkla sunulan hizmetlerden faydalanarak e-mutabakat uygulamasına geçebilir, siz de birçok yönden avantaj ve tasarruf sağlayan e-mutabakatı rahatlıkla kullanabilirsiniz.